Barcamp mit Dräger: So gelingt ein hybrider Workshop

Über New Work wird viel geschrieben, hybride Arbeitsformen gelten als Gebot der Stunde. In der Praxis zeigt sich, dass gerade der Mix aus Präsenz und remote große Herausforderungen in sich birgt. André Fleischer, Executive Consultant bei MaibornWolff, nahm diese an und organisierte zusammen mit Niels Bendig, Projektleiter bei unserem Kunden Dräger, und Martin Zehle, Agile Coach bei Dräger, einen gemeinsamen Hybrid-Workshop. 

Die Ziele: Teambuilding und Roadmap 2022

Der zweitägige Workshop fand in Lübeck sowie remote in Microsoft Teams statt. 28 Teilnehmer:innen aus Deutschland (Augsburg, Hamburg, Lübeck, München), Litauen (Vilnius), Russland (Kazan, Nischni Nowgorod, Rostow am Don, St. Petersburg) und Tunesien (Tunis). 17 von ihnen kamen in die Media Docks nach Lübeck, elf nahmen virtuell teil. Für alle war es das erste Treffen nach langer Zeit, für einige die erste Begegnung mit dem kompletten Projektteam überhaupt. Alle einte das Ziel, als Team zusammenzufinden und die Roadmap für das nächste Jahr abzustecken

“Wir wollten, dass der Workshop für beide Seiten eine sehr gute Erfahrung wird“, beschreibt André Fleischer den Anspruch. Um die richtige Balance zwischen Präsenz und remote zu finden, fragten sich die drei Organisatoren: Wie transportiere ich die Aktion vor Ort ins Virtuelle? Wie lassen sich die Teilnehmer:innen in Teams am besten aktivieren? Welche Medien und Tools sind geeignet, damit die hybride Zusammenarbeit gelingt? 

André Fleischer organisierte mit unserem Kunden Dräger den gemeinsamen Hybrid-Workshop.

Sie waren sich bewusst, dass sich der persönliche Austausch während der Kaffee- und Essenspausen schwer ins Virtuelle übertragen lässt, nahmen diesen Nachteil aber bewusst in Kauf. Denn die Mehrheit im Team wollte sich vor Ort treffen, eine rein virtuelle Auflage des Workshops war keine verlockende Alternative. Auch abzuwarten, bis die Reiserestriktionen aus Nicht-EU-Ländern abgebaut werden, war keine Option. „Daher haben wir im hybriden Barcamp bei allen Methoden darauf geachtet, dass sie beide Teilnehmergruppen gut integrieren und ein aktives Teilnehmen ermöglichen”, sagt Martin Zehle von Dräger.

Die Entscheidung für das hybride Barcamp entstand aus der konkreten Teamsituation. André Fleischer empfiehlt, sich immer genau Team- wie Projektsituationen anzuschauen, bevor man das Format, Präsenz, virtuell oder hybrid, auswählt.

Und die Teilnehmenden? Nach dem Workshop erhielt das Orgateam durchwegs positives Feedback. Auch von Stefanie Grübl, Lead IT Consultant bei MaibornWolff, die in Lübeck vor Ort war: “Das Socializing war essenziel. Endlich nahm man Mimiken, Gestiken und Körpersprache wahr. Man interagierte viel besser, egal ob man über Business oder nicht-Business-Themen sprach. Man fand Gemeinsamkeiten, hatte den kompletten Menschen vor sich. Der Mensch ist greifbar, auf einmal.  Das verbesserte die künftige Zusammenarbeit.”

Stefanie Grübl, IT-Beraterin bei MaibornWolff, war eine der Teilnehmer:innen. 

Was sind die Erfolgsfaktoren, die zum positiven Erlebnis führten?

Erfolgsfaktor 1: Gute Vorbereitung und Abwechslung durch drei Moderatoren

Schnell zeigte sich, dass es doppelt so lange braucht, um einen hybriden Workshop vorzubereiten. „Es sind ja auch zwei unterschiedliche Settings, im Grunde genommen haben wir zwei Events organisiert“ so André Fleischer. Eine ausführliche technische Probe vor Ort gehörte ebenso dazu wie das präventive Aufstocken der Wlan-Bandbreite. Einer der drei Moderatoren hatte die Technik stets im Blick. Der Wechsel zwischen den Moderatoren belebte den Workshop. 

Erfolgsfaktor 2: Digitale Tools für alle

Damit alle die gleichen Voraussetzungen vorfanden, reduzierten die drei Organisationen den realen Workshop-Raum auf digitale Tools: Also raus mit den Flipcharts, Metaplanwänden, Klebezetteln oder bunten Stiften. Stattdessen Laptops, Headsets und das Collaboration-Tool Miro für alle. Eine Erkenntnis nach dem Workshop, so André Fleischer: „Auch wenn der Umgang mit digitalen Tools für uns normal ist, haben einige reale Stifte und Zettel vermisst, um sich zwischendurch etwas schnell notieren zu können.“ 

Die durchdachte Vorbereitung war für Stefanie Grübl einer der wichtigsten Gründe, warum das hybride Barcamp so gut funktionierte: „Die Räume haben gepasst, wir waren ungestört, die Agenda war transparent, und die Tools waren für beide Seiten sichtbar und greifbar.“ 

Erfolgsfaktor 3: Spielerisch zusammenfinden

Ein Höhepunkt waren die Spiele gleich zu Beginn des Workshops. Auf ein Speed Dating Bingo folgte eine Marshmallow Challenge: Aus Spaghetti-Nudeln, Marshmallows und Klebestreifen galt es, stabile Skulpturen zu bauen – in kleinen Teams vor Ort, remote allein vor dem Bildschirm, aber die Fortschritte der übrigen über Teams stets im Blick. 

„Ein toller, ungezwungener, witziger Austausch, in dem man die Kolleg:innen besser kennenlernte. Das lockerte die ganze Atmosphäre auf, remote wie präsent“, so das Fazit von Stefanie Grübl. Die Marshmallow Challenge regte die Arbeit in Gruppen und das kreative Denken an. „Die Challenge hat uns auf das vorbereitet, was wir im Workshop erreichen wollten“, sagt Stefanie Grübl. „In der Gruppe an bestimmten Themen arbeiten, Ideen, Lösungen diskutieren. Das Coole war, dass wir haptisch an etwas gearbeitet haben. Man hat was geschaffen. Und nicht auf einem digitalen Board, sondern in echt. Remote wie präsent. Das war toll.“ 

Erfolgsfaktor 4: Gemeinsame Organisation und Vertrauen

Für André Fleischer waren die gemeinsame Organisation mit Dräger und die gute Vertrauensbasis zwei weitere wichtige Erfolgsfaktoren. Beide fühlten sich gemeinsam für das Gelingen des Workshops verantwortlich, das zeigte sich etwa im Buddy-Konzept. Jede(r) remote-Teilnehmer(in) hatte einen Buddy als Ansprechpartner vor Ort, falls Fragen oder Probleme auftauchen. “So wurde die Aufmerksamkeit auf das ganze Team vor Ort verteilt anstatt auf einen einzigen Kümmerer”, sagt Martin Zehle, Agile Coach bei Dräger.

„Wir im Moderatoren-Team und auch allen Teilnehmenden war bewusst: Das ist eine Premiere. Da kann auch mal etwas schief gehen“, sagt André Fleischer. Aber es hat alles gut geklappt. Als die Beiträge in der Gruppenarbeit aus dem Raum in Lübeck schlecht zu verstehen waren, wurden zusätzliche tragbare Mikrophone eingebunden. Auch die sanfte Musik in den Workshop- und kreativen Pausen hatten ihren Anteil, so André Fleischer: „Musik bewirkt Wunder beim Brainstorming oder kreativen Prozessen.”

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