Ein menschlicher Dirigent mit ausgestreckten Armen und Taktstock dirigiert in einem Konzertsaal ein Orchester aus humanoiden Robotern mit dezent futuristischen Augen, die klassische Streichinstrumente spielen.

RPA: Prozesse gezielt automatisieren

Geschätzte Lesezeit: 8 Minuten

Autor:in: Vadim Naumchik

Vadim gestaltet als Berater und Software-Designer die Lösungen der Delivery Unit „Pro-Code AI Solutions“ aktiv mit. Mit einem Background in Digital Design und Process Usability fokussiert er sich darauf, Geschäfts- und Produktionsprozesse messbar besser zu machen. In Kundenprojekten sorgt er dafür, dass neue Lösungen sich leicht, intuitiv und ohne Reibungsverluste in das bestehende Unternehmensökosystem einfügen.

Ihr Team ist zu qualifiziert für „Strg+C, Strg+V", doch genau diese manuellen Routineaufgaben fressen täglich wertvolle Stunden. Mit Robotic Process Automation (RPA) beenden Sie diese Zeitverschwendung, indem digitale Helfer das stumpfe Abtippen und Daten-Schubsen zwischen Ihren Systemen übernehmen – systemübergreifend und völlig ohne Ermüdungserscheinungen. So sorgen Sie für Null Tippfehler, nahtlose Prozesse und endlich wieder freie Kapazitäten für das, was Ihr Unternehmen wirklich weiterbringt: echte Wertschöpfung statt digitaler Hausmeisterarbeit.

Das Wichtigste in Kürze

Was ist Robotic Process Automation? RPA bezeichnet Software-Bots, die wiederkehrende Aufgaben übernehmen, indem sie wie ein Mensch mit bestehenden Anwendungen interagieren.
Was unterscheidet RPA von klassischer Workflow-Automatisierung? Während Workflow-Tools meist Abläufe innerhalb eines einzelnen Systems optimieren, schlägt RPA Brücken zwischen verschiedenen Anwendungen. Der Bot übernimmt das System Hopping – entweder klassisch über die Benutzeroberfläche (UI), wenn Schnittstellen fehlen, oder modern via API.
Für welche Prozesse eignet sich RPA besonders? Geeignet sind klar strukturierte Aufgaben mit hohem Wiederholungsgrad (z. B. Einsammeln von Informationen, Vorqualifizieren von Anfragen, Weiterreichen von Daten an nachgelagerte Systeme).
Wo liegen die Grenzen klassischer RPA? RPA stößt an Grenzen, wenn Prozesse viele Ausnahmen enthalten, komplexe Entscheidungen erfordern oder stark von unstrukturierten Daten abhängen.

Welche Rolle spielt KI in modernen RPA-Ansätzen? KI ist keine Voraussetzung für RPA, erweitert deren Einsatzmöglichkeiten jedoch deutlich. Moderne RPA-Lösungen entwickeln sich zunehmend zu interaktiven Agenten.

Was versteht man unter RPA?

Stellen Sie sich RPA als einen digitalen Kollegen vor, der nie müde wird, keinen Urlaub braucht und Tippfehler nur vom Hörensagen kennt. Der RPA-Bot simuliert einen menschlichen Nutzer an der Oberfläche: Er sieht Knöpfe, liest Felder aus und tippt Daten ein. Nach außen hin wirkt dieser Prozessknoten so, als würde ein Kollege agieren.

Der Clou: Er nutzt die bestehende Benutzeroberfläche (UI), was ihn zum idealen Partner für Systeme macht, die keine moderne Digitalschnittstelle (API) besitzen.

Wichtig zur Unterscheidung

Wir differenzieren zwischen der Automatisierung von Objekten (z. B. Geschäftsprozessen) und der Automatisierung mit Werkzeugen. Robotic Business Process Automation ist hierbei das Werkzeug (Enabler), um Geschäftsprozesse effizient zu automatisieren – es ergänzt klassische Ansätze, ersetzt sie aber nicht.

Mehr als nur ein besseres Makro

Während klassische Skripte oft an Systemgrenzen scheitern, baut RPA Brücken. Unsere Bots sind nicht wählerisch: Sie arbeiten systemübergreifend, springen zwischen Anwendungen hin und her und nutzen die Benutzeroberfläche genau wie Sie.

Moderne RPA-Plattformen bieten zudem grafische Modellierungswerkzeuge, vereinfachte Konfiguration und integrierte Protokollierung – wichtige Voraussetzungen, um Automatisierungen kontrolliert zu betreiben und weiterzuentwickeln.

Vom Klick-Automaten zum interaktiven Agenten

Ursprünglich war RPA der digitale Finger, der strikt Klicks imitiert hat. Heute geht es um mehr: Wir verknüpfen klassische Workflows mit KI-Agenten, die mit Nutzern kommunizieren und mitdenken.

Das Ziel: Manuelle Bremsen lösen

Ein effizienter Geschäftsprozess ist wie eine perfekt getaktete Kette. Oft hängen dazwischen jedoch Schritte, in denen Daten händisch übertragen oder mühsam verglichen werden müssen. Stellen Sie sich bei der Illustration eine Event-Marketing-Firma vor, die gerade den Auftrag bekommen hat, eine Messe zu organisieren.

Prozess Grafik zeigt, wie Robotic Process Automation Mitarbeitende bei der Arbeit unterstützen kann

Dabei greifen verschiedene technologische Zahnräder ineinander:

Klassische Workflows: Sie steuern die Choreografie innerhalb eines Schritts – also wer welche Aufgabe wann erledigt und freigibt.
End-to-End-Prozess: Das ist das große Ganze. RPA automatisiert Wege über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg.
UI-Interaktion & APIs: Der Bot nutzt entweder die Benutzeroberfläche (UI), wenn Schnittstellen fehlen, oder kommuniziert direkt über APIs.
KI-Komponenten: Sie machen den Bot schlau, damit er auch unstrukturierte Daten versteht.

RPA wird so vom reinen Klick-Automaten zum strategischen Bindeglied Ihrer Systemlandschaft.

Wer ist wer? Digitalisierung, Automatisierung, Optimierung

Auch wenn die Begriffe oft vermischt werden, ist die Trennung wichtig:

Digitalisierung ist die Basis (Daten werden digital).
Optimierung ist das Ziel (Abläufe werden besser).
Automatisierung ist der Weg.

RPA ist dabei das Werkzeug, das Brücken baut, wo klassische IT an ihre Grenzen stößt. Und die KI? Sie ist das Upgrade, das den Bot vom reinen Klick-Automaten zum mitdenkenden Partner macht.

Wie RPA operativ entlastet und Business Value schafft

RPA ist kein Selbstzweck, sondern Ihr Werkzeug für mehr Ordnung im Prozess-Chaos. Der Einsatz schafft Struktur in drei Kernbereichen:

Schnittstellen-Management: Bots fungieren als Bindeglied zwischen heterogenen Systemen. Sie sammeln Daten, konsolidieren diese und übergeben sie formatgerecht an nachgelagerte Prozesse – das reduziert Medienbrüche signifikant.
Planbarkeit & Service-Qualität: Fachkräfte steigen erst ein, wenn echte Expertise gefragt ist. Bots bearbeiten Routineaufgaben nach festen Regeln, in stabiler Taktung und konstanter Qualität. Das erhöht die Vorhersagbarkeit Ihrer Prozesse und sorgt dafür, dass Durchlaufzeiten kalkulierbar und Fehlerquoten minimal bleiben.
Skalierbarkeit: RPA ermöglicht das Abfangen von Lastspitzen ohne organisatorischen Umbau. Neue Anwendungsfälle lassen sich modular ergänzen, ohne die bestehende IT-Architektur aufzubrechen.

Der MaibornWolff-Tipp: Trauen Sie keiner Stoppuhr allein

Echte Effizienz misst sich nicht nur in gesparten Sekunden. Ein viel spannenderer Indikator: Sinkt Ihre Personalaufwandsquote für Routineaufgaben, während die Qualität steigt? Dann haben Sie den Sprung von der simplen Bastellösung zur strategischen Wertschöpfung geschafft.

Wo kann RPA eingesetzt werden?

RPA wird vor allem dort eingesetzt, wo Prozesse stark durch Interaktion, Übergaben und wiederkehrende Kommunikation geprägt sind. Die Technologie unterstützt Fachbereiche beim Einsammeln, Strukturieren und Weiterverarbeiten von Informationen, häufig als vorgelagerte Instanz zu bestehenden Workflows und Systemen.

Bereich	Top-Anwendungsfälle	Konkreter Nutzen
Finance & Accounting	Rechnungsverarbeitung, Spesenabrechnung, Kontenabstimmung	Reduktion von Buchungsfehlern, schnellere Monatsabschlüsse
Human Resources (HR)	Onboarding neuer Mitarbeiter, Stammdatenpflege, Gehaltsabrechnung	HR-Teams haben mehr Zeit für Mitarbeiterbetreuung statt Datenpflege
Kundenservice	Vorqualifizierung von Anfragen (Chatbots), Status-Updates an Kunden	24/7-Reaktionszeit und Entlastung der Hotline bei Standardfragen
Supply Chain & Einkauf	Bestellabwicklung, Lieferanten-Onboarding, Bestandsüberwachung	Transparente Lieferketten und automatische Nachbestellungen bei Engpässen
IT-Support	Passwort-Resets, Ticket-Kategorisierung, User-Freischaltungen	Schnellere Lösung von Standard-Tickets (First-Call-Resolution)

Branchen-Hacks: Compliance by Design

Automatisierung darf Ihnen nachts nicht den Schlaf rauben. Deshalb bauen wir regulatorische Leitplanken direkt in die Bot-Logik ein. So bleibt Ihre Compliance wasserdicht, und Ihre Mitarbeiter haben den Kopf frei für Wichtigeres:

Finanzdienstleister: Wir berücksichtigen MiFID II, PSD2 und AML/KYC-Standards direkt im Prozess.
Gesundheitswesen: Bots arbeiten nach GMP-Anforderungen und nutzen Interoperabilitäts-Standards wie FHIR.
Handel & E-Commerce: Hier stehen PCI-DSS-Konformität für Zahlungsdaten und schnell skalierbare APIs im Fokus.

So wird aus einem einfachen Bot eine verlässliche Stütze für Ihre regulatorischen Pflichten.

Leitfaden zur erfolgreichen RPA-Implementierung

Software installieren kann jeder. Die Kunst liegt darin, die Prozesse zu finden, bei denen sich der Einsatz wirklich lohnt. Wir bei MaibornWolff stülpen Ihnen kein starres Framework über. Stattdessen schauen wir uns Ihre gewachsene IT-Landschaft und den Reifegrad Ihrer Prozesse an. Unser Ziel ist eine ehrliche Beratung: Wir automatisieren nur das, was wirklich sinnvoll ist.

Phase 1: Der Realitätscheck

Der Erfolg beginnt mit der Auswahl stabiler, geeigneter Prozesse (Proof of Concept).

Prozesse identifizieren (hoher Standardisierungsgrad, hohes Volumen)
Regeln, Ausnahmen und Abhängigkeiten transparent machen
Automatisierungspotenzial anhand von KPIs bewerten (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote)
Pilotprozess unter realistischen Rahmenbedingungen umsetzen

Phase 2: Die Mannschaft mitnehmen

Automatisierung verändert Arbeitsweisen. Eine frühzeitige Einbindung aller Stakeholder sichert die Akzeptanz und Qualität der Bots.

Fachbereiche integrieren: Nutzung von Expertenwissen, um Prozessdetails und Sonderfälle (Happy Path vs. Ausnahmen) korrekt abzubilden
IT-Partnerschaft: Frühzeitige Einbindung der IT für Betriebssicherheit, Governance und technische Integration
Transparente Kommunikation: Offenlegung von Zielen und Auswirkungen, um Vorbehalte abzubauen
Enablement: Befähigung der Mitarbeiter (Upskilling), RPA-Lösungen zu bedienen und Potenziale zu erkennen
Rollenklärung: Definition klarer Verantwortlichkeiten (z. B. Process Owner, Bot Controller) und Eskalationswege

Phase 3: Gas geben und dranbleiben

Nach dem Pilotprojekt (Proof of Concept) erfolgt der Übergang in den Regelbetrieb und die kontrollierte Ausweitung.

Center of Excellence (CoE): Bündelung von RPA-Expertise und Definition einheitlicher Entwicklungsstandards
Pipeline-Management: Kontinuierliche Identifizierung und Priorisierung neuer Automatisierungskandidaten anhand des ROI
Monitoring: Laufende Überwachung von Performance, Stabilität und Fehlerraten der Bots
Lifecycle Management: Regelmäßige Anpassung der Bots an Updates der Zielanwendungen oder geänderte Prozesse
System-Integration: Sicherstellung, dass RPA-Lösungen kompatibel mit der übergreifenden IT- und Datenstrategie bleiben

Herausforderungen sinnvoll meistern: Wo RPA ansetzt und wo Ergänzungen nötig sind

RPA ist ein exzellenter Zuarbeiter, aber kein Entscheider: Die Automatisierung endet dort, wo menschliches Urteilsvermögen beginnt. Der Bot übernimmt die mühsame Datenaufbereitung, damit Ihre Experten ihre Expertise voll auf die wirklich klugen Entscheidungen fokussieren können.

Stabile Prozesse als Grundlage

RPA funktioniert besonders zuverlässig in klar definierten, stabilen Abläufen. Wenn Prozesse häufig geändert werden oder nur implizit bekannt sind, steigt der Pflegeaufwand für Automatisierungen. Eine saubere Prozessbeschreibung und ein bewusster Umgang mit Ausnahmen schaffen hier die notwendige Stabilität und machen RPA langfristig wartbar.

Umgang mit unstrukturierten Informationen

RPA als Teil einer Gesamtstrategie

Eine der größten Herausforderungen entsteht, wenn RPA isoliert eingesetzt wird. Ohne Anbindung an bestehende Prozesse, Systeme und Datenstrukturen entstehen punktuelle Lösungen mit begrenzter Wirkung. Wird RPA hingegen als Bestandteil einer übergreifenden Automatisierungs- und Datenstrategie verstanden, leistet sie einen wichtigen Beitrag, insbesondere beim Einsammeln, Vorbereiten und Bereitstellen von Informationen.

Einordnung von RPA

Weniger Routine, mehr Business mit MaibornWolff

Nutzen Sie RPA nicht als digitales Pflaster für schlechte Prozesse, sondern als Hebel für echte Freiräume. Wir sorgen dafür, dass sich die Bots nahtlos in Ihre Welt einfügen – leise, stabil und effizient. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo wir Ihrem Team die langweiligen Aufgaben abnehmen können.

Häufige Fragen zur RPA

Ist RPA eher eine kurzfristige Übergangslösung oder eine langfristige Strategie?

RPA wird häufig als Einstieg in die Automatisierung genutzt, ist aber keine reine Übergangstechnologie. Richtig eingesetzt, bleibt sie langfristig relevant. Insbesondere als Bindeglied zwischen bestehenden Systemen, Menschen und weiterführenden Automatisierungsansätzen wie IT-Automation oder KI-Automatisierung.
Worin unterscheidet sich RPA von Business Process Management (BPM)?

BPM (Business Process Management) betrachtet den gesamten End-to-End-Prozess über alle Abteilungen hinweg. Ein Workflow definiert die logische Abfolge von Schritten innerhalb eines Systems. Während klassische Workflow-Automatisierung also das Routing im Inneren übernimmt, agiert RPA als smarter Vermittler zwischen den Welten, um manuelle Lücken in einem komplexen End-to-End-Prozess zu schließen.
Welche Rolle spielt Cloud bei RPA-Projekten?

Cloud-Plattformen erleichtern Betrieb, Skalierung und Orchestrierung von RPA-Lösungen. Sie ermöglichen zentrale Verwaltung, Monitoring und Integration weiterer Services. Ob Cloud sinnvoll ist, hängt jedoch stark von Sicherheitsanforderungen, Datenflüssen und bestehender IT-Strategie ab.
Kann RPA auch ohne KI sinnvoll eingesetzt werden?

Ja. RPA funktioniert auch ohne KI sehr effektiv, vorwiegend bei klar strukturierten, regelbasierten Aufgaben. KI erweitert den Einsatzbereich, ist aber keine zwingende Voraussetzung für erfolgreiche RPA-Projekte.
Welche Risiken entstehen, wenn RPA ohne Governance eingeführt wird?

Ohne Governance können unkoordinierte Einzelautomatisierungen entstehen, die schwer wartbar sind und keinen nachhaltigen Nutzen bringen. Typische Risiken sind Abhängigkeiten von Einzelpersonen, fehlende Transparenz und steigender Pflegeaufwand.