Retros: als Team wachsen

Die Retrospektive ist für mich eines der wichtigsten und mächtigsten Werkzeuge des Scrum-Prozesses. Gleichzeitig ist es ein Meeting, das in der Durchführung unglaublich schwierig sein kann. Seitens des Scrum Masters erfordert es viel Verständnis und Einfühlungsvermögen. Es ist essenziell, eine Retrospektive abhängig von der aktuellen Situation und der Zusammensetzung des Teams zu gestalten. Doch was genau ist der Kern einer Retrospektive und wie kann ich sie als Scrum Master richtig durchführen?

Stärken und Schwächen erkennen

Retrospektiven dienen dazu, als Team zu wachsen und die Zusammenarbeit fortlaufend zu verbessern. Hierfür ist es wichtig sich als Team die Zeit zu nehmen, eine Außensicht einzunehmen und gemeinsam herauszufinden, wo die Stärken und Schwächen des Teams liegen. Dabei werden die verschiedenen Aspekte Personen, Beziehungen, Prozesse und Werkzeuge betrachtet. Da in Retrospektiven oft auch heikle Themen besprochen werden, ist es umso wichtiger, im Team die richtige Atmosphäre und das richtige Mindset für die Retrospektive zu schaffen. Passend dazu sagte Norm Kerth in seinem Buch Project Retrospectives: “Regardless of what we discover, we understand and truly believe that everyone did the best job they could, given what they knew at the time, their skills and abilities, the resources available, and the situation at hand.”

Ziel einer Retro sollten immer konkrete Maßnahmen sein, die dem Team helfen, in der nächsten Iteration noch besser zusammen zu arbeiten. Außerdem sind Retrospektiven ein wichtiger Bestandteil, um Zusammenhalt im Team zu schaffen. Einzelne Methoden können dem Team auch gezielt helfen, sich besser kennen zu lernen und dadurch besser zusammen zu arbeiten.

Ablauf einer Retrospektive

Um für das Team einen Rahmen zu schaffen, in dem wichtige Themen angesprochen, diskutiert und Maßnahmen gefunden werden können, sollte man in einer Retrospektive verschiedene Phasen durchlaufen. Esther Derby und Diana Larsen beschreiben in ihrem Buch “Restrospectives” 5 Phasen: Intro, Gathering, Generate Insights, Decide what to do, Closing. Es ist nicht nötig, jede Phase als eigenen (Agenda-)Punkt mit eigener Methode anzuleiten. Vielmehr sollten die 5 Phasen als Modell gesehen werden, das vom Team während einer Retrospektive durchlaufen wird. Die angewendete Methode sollte dem Team helfen die verschiedenen Phasen zu durchlaufen.

1. Intro

Das Intro dient dazu das Team auf die kommende Retro einzustimmen. Mit einer kleinen Aufgabe wird der Fokus auf die letzte Iteration und das Team gelenkt. Diese Aufgabe kann auch gleichzeitig für Teambuilding genutzt werden, oder um rauszufinden, mit welcher Stimmung/Erwartungshaltung die Teilnehmenden in der Retro sind.

2. Gathering

Um herauszufinden, welche Themen das Team beschäftigen, sollte man eine Methode zum Themensammeln wählen. Im Internet findet man zahlreiche Ideen und Vorschläge für Gathering-Formate. Klassisch werden hier die Fragen beantwortet: ‘Wo sind wir als Team gut?’ und ‘Wo können wir als Team besser werden?’. Je nach Situation und Zusammenstellung des Teams kann jedoch auch eine andere Methode sinnvoll sein. Mehr dazu unten.

3. Generate Insights

Anschließend sollten die Themen diskutiert werden. Dabei sollte oberstes Ziel sein, die Ursachen für Probleme zu ermitteln, damit später keine Maßnahmen für die Symptome gefunden werden. Da oft viel mehr Themen gesammelt werden als diskutiert werden können, kann es sinnvoll sein vorher zu priorisieren, z.B. durch Punkte kleben. Je nach Zusammensetzung und Anzahl der Retro-Teilnehmenden kann es auch sinnvoll sein, spezielle Diskussionsformate einzusetzen.

4. Decide what to do

Essentiell für eine erfolgreiche Retrospektive ist das Finden von Maßnahmen. Diese sollten möglichst konkret und messbar sein. Also beispielsweise nicht “Bettina stimmt sich regelmäßig mit Markus ab”, sondern “Bis zur nächsten Retrospektive haben sich Bettina und Markus mindestens einmal abgestimmt und es gibt einen Regeltermin für die weitere Abstimmung”. Man sollte außerdem darauf achten, dass sich das Team nicht zu viel für den nächsten Sprint vornimmt. Es ist besser zwei Maßnahmen richtig gut umzusetzen als zehn nur so halb oder irgendwie.

5. Close the Retrospective

Es ist wichtig, eine Retro gemeinsam abzuschließen. Hierfür kann eine ins Retro-Format passende Aufgabe, etwa eine kleine Frage, gestellt werden. Das Closing kann auch für Teambuilding genutzt werden oder auch Feedback über die Retro beinhalten.

Methodenwahl

Es gibt zahlreiche Methoden zur Durchführung einer Retrospektive. Bei der Auswahl sollten folgende Fragen in Betracht gezogen werden:

• Welche Formate wurden bisher verwendet? Welchen Mehrwert bringt ein neues Format? Ist es sinnvoll, ein neues Format zu verwenden oder sollte im bekannten Format tiefer eingestiegen werden?
• Wie gut kennt sich das Team bereits? Ist eine Teambuilding-Methode sinnvoll?
• Wie gut arbeitet das Team zusammen? Wie ist das Vertrauen zwischen den Team-Mitgliedern? Welche Charaktere sind vertreten? Wird eine Methode benötigt, die einen starken Charakter zurückhält oder einem ruhigen Charakter die Möglichkeit gibt sich einzubringen?
• Gibt es konkrete Probleme/Themen, die in der Retrospektive besprochen werden müssen? Ist eine Themen-Retrospektive sinnvoll? Muss ein spezielles Format gewählt werden, in der das Thema Platz findet?
• Gibt es Besonderheiten bei der Anzahl oder Art der Teilnehmenden, die beachtet werden müssen? Muss ein Format für große Gruppen gewählt werden? Besteht eine Ungleichheit an Positionen, die ausgeglichen werden muss, etwa eine Kundenseite versus zehn Teamsichten?

Nachbereitung einer Retrospektive

Damit die Maßnahmen einer Retrospektive auch Erfolg haben, ist es wichtig, sich als Team zu überlegen, wie man mit den Maßnahmen weiter umgeht. Eine Möglichkeit wäre, diese als Tasks mit ans Scrum-Board zu hängen und den Fortschritt im Daily zu besprechen. Nur wenn Maßnahmen auch umgesetzt werden, kann sich das Team weiterentwickeln und die Retrospektive ihren vollen Zweck erfüllen.

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Über den Autor

Amrei arbeitet seit 2014 bei MaibornWolff. Als leidenschaftliche Allrounderin war sie in der Vergangenheit bereits in diversen Rollen unterwegs. Die verschiedenen Perspektiven helfen ihr nun, als Scrum Master oder Agile Coach, passende Lösungen für die Belange ihrer Teams zu finden. Ein weiteres Herzensthema ist für sie Diversity & Belonging, wo sie sich firmenweit für mehr Awareness und Allyship einsetzt. 

https://www.linkedin.com/in/amrei-knierim/